Je zaal staat te vaak leeg. Dit zijn de oorzaken

Waarom een goede zaal toch leeg blijft

Bijna elke locatiehouder die ons belt, begint met dezelfde zin: onze zaal is prima in orde, alleen komt er te weinig binnen. En dat klopt meestal ook. De ruimte is netjes, de prijs is redelijk, de mensen die er komen zijn tevreden. Toch staan er te veel lege dagen in de agenda.

Dat komt zelden door één groot probleem. Het komt door vier kleine dingen die elkaar versterken, en die je zelf lastig ziet omdat je je eigen locatie al kent. Iemand die jou nog niet kent, ziet iets heel anders dan jij.

Oorzaak 1: je bent alleen vindbaar op je eigen naam

Zoek je locatie eens op in Google, gewoon op de naam. Je staat er waarschijnlijk keurig bovenaan. Zoek nu op het soort ruimte plus je stad, dus bijvoorbeeld vergaderruimte huren met de naam van je plaats erachter. Grote kans dat je jezelf nergens ziet, ook niet op pagina twee.

Daar zit het gat. Mensen die jou al kennen, vinden je prima. Maar de meeste mensen die een zaal zoeken kennen jou niet: ze weten alleen wat ze nodig hebben en waar. Zij tikken het soort ruimte en een plaatsnaam in, en komen uit bij dezelfde handvol partijen die dat spelletje al jaren spelen.

Wat je eraan doet. Zorg dat er ergens een pagina bestaat die precies over jouw soort ruimte in jouw plaats gaat, en die niet alleen jouw naam noemt maar ook de woorden waarop mensen zoeken. Dat kan op je eigen site, en het kan op een site die alleen over locatieverhuur gaat. Twee ingangen werken beter dan een.

Oorzaak 2: je capaciteit staat nergens duidelijk

De eerste vraag van bijna elke aanvrager is hoeveel mensen erin passen. Als dat antwoord niet binnen vijf seconden op je pagina te vinden is, klikt hij door naar de volgende. Niet omdat hij ongeduldig is, maar omdat hij er nog tien moet bekijken.

En het gaat verder dan één getal. Een zaal voor dertig personen in theateropstelling is een zaal voor achttien aan tafels en voor twaalf in een U-vorm. Wie dat niet uitsplitst, krijgt aanvragen van mensen die toch niet passen, en mist de mensen die wel pasten maar dachten van niet.

• Noem het aantal per opstelling, niet één getal voor alles
• Zeg hoeveel mensen er comfortabel zitten, niet hoeveel er passen
• Vermeld de afmetingen in meters, want organisatoren rekenen daarmee
• Zet erbij wat er standaard bij zit en wat los gerekend wordt

Oorzaak 3: je reageert te traag

Iemand die een zaal zoekt, stuurt zelden één aanvraag. Hij stuurt er drie of vier tegelijk en gaat verder met zijn dag. Wie als eerste terugbelt met een compleet antwoord, heeft de boeking meestal binnen, ook als hij niet de goedkoopste is.

Traag reageren is bijna nooit onwil. Het is de aanvraag die in een algemene mailbox belandt, of het antwoord dat blijft liggen omdat er nog iets uitgezocht moet worden. Beide zijn op te lossen zonder dat je de hele dag bij je telefoon zit.

• Laat aanvragen binnenkomen op een adres dat je echt leest, niet op info@ dat niemand opent
• Leg twee of drie standaardarrangementen klaar met een prijs per persoon, zodat je meteen kunt antwoorden
• Antwoord ook als je nog niet alles weet: laat weten dat je het uitzoekt en wanneer je terugbelt

Oorzaak 4: je zit vast in één soort huurder

Dit is de oorzaak met de grootste winst erachter. De meeste zalen worden verhuurd voor precies één ding: de feestzaal doet feesten, de vergaderzaal doet vergaderingen. Terwijl dezelfde ruimte vaak veel meer aankan.

Een feestzaal die op zaterdag vol zit, staat doordeweeks overdag leeg. Precies die uren zijn het drukst gezocht door bedrijven die een vergaderruimte of een trainingsruimte nodig hebben. Andersom is een vergaderzaal in een mooi pand op zaterdag een prima plek voor een verjaardag of een kleine bruiloft.

De reden dat dit niet vanzelf gebeurt, is simpel: die twee groepen zoeken op heel andere woorden en kijken op heel andere plekken. Wie op vergaderruimte zoekt, komt nooit op een feestzalensite terecht. Je hebt dus per soort huurder een eigen ingang nodig, met eigen woorden en eigen foto's.

Begin bij de goedkoopste oplossing

Van deze vier is de laatste meestal het snelst terugverdiend, want je hoeft er niets voor te verbouwen. Je ruimte kan het al, hij wordt alleen niet zo aangeboden. Zet je zaal ook neer voor het tweede soort gebruik, met een aparte omschrijving, en je vult de dagdelen op die je toch niet gebruikte.

Wil je weten welke van de vier bij jou het zwaarst weegt? Vraag een voorstel aan en schrijf erbij wat je nu aan aanvragen krijgt. We kijken mee, ook als daar geen vermelding uit komt.