Zaal bij je restaurant verhuren aan groepen en bedrijven

Je zaal is een eigen product, geen bijzaak

Veel horecazaken hebben een ruimte die niet echt meetelt: een zaal boven de zaak, een serre achter het restaurant, een aparte kamer die op drukke avonden opengaat en verder dicht blijft. Op de eigen website staat er meestal een zinnetje over, ergens onderaan. En daarmee blijft de aanvraag uit, want niemand zoekt op de naam van jouw zaak. Ze zoeken op een zaal, in hun plaats, voor hun aantal personen.

Wij geven die zaal een eigen pagina met een eigen webadres, alsof het een zelfstandige locatie is. Met foto's van de zaal zelf, het aantal gasten dat erin past, wat je keuken kan leveren en een formulier dat rechtstreeks naar jou mailt. Je restaurantsite blijft gewoon bestaan, deze pagina komt ernaast te staan.

Waarvoor je zaal gevraagd wordt

• Bedrijfslunches en diners, vaak met een vaste prijs per persoon
• Vergaderingen met lunch, waarbij het eten net zo belangrijk is als de zaal
• Verjaardagen en jubilea van gezelschappen die niet in een grote zaal willen zitten
• Condoleances en herdenkingsbijeenkomsten, waar rust en discretie tellen
• Kerstborrels en afscheidsrecepties, die maanden vooruit worden vastgelegd

Wat jouw zaal onderscheidt van een gewone zaal

Je hebt iets dat een losse zaalverhuurder niet heeft: een keuken. Voor een groot deel van de aanvragers is dat precies de reden om te kiezen. Ze willen niet drie partijen bellen voor een dag, ze willen er een. Zet dat dus bovenaan en wees concreet over wat je kunt leveren.

• Vaste arrangementen. Een vergaderdag met koffie, lunch en een borrel na afloop verkoopt beter dan losse onderdelen.
• Dieetwensen. Vertel gewoon dat je vegetarisch, veganistisch en glutenvrij kunt regelen. Voor een organisator die twintig mensen moet blij houden, is dat een zorg minder.
• Besloten of niet. Is de zaal echt afgesloten van de rest van de zaak, of loopt er publiek langs? Wees daar eerlijk over, want het is voor bedrijven vaak doorslaggevend.
• Techniek. Een scherm en wifi maken van een eetzaal ook een vergaderzaal, en daarmee verdien je de doordeweekse dagen erbij.

Geen commissie over je omzet

Dit is voor horeca het belangrijkste verschil met de bekende boekingsplatforms. Wij rekenen niets over wat er bij jou besteed wordt. Een gezelschap van twintig personen dat een middag vergadert, luncht en blijft borrelen, levert een rekening op die volledig van jou is. Je betaalt één bedrag per jaar en verder niets.

Je hoeft ook niets bij te houden. Geen agenda die gesynchroniseerd moet worden, geen systeem waar je in moet inloggen tussen de service door. De aanvraag komt binnen in je mailbox, jij belt terug of mailt, en de afspraak maak je zoals je gewend bent.

Wat een aanvraag sneller rond maakt

Bedrijven die een zaal met eten zoeken, willen meestal binnen een dag een prijs. Heb je een paar vaste arrangementen klaarliggen met een bedrag per persoon, dan kun je meteen antwoorden in plaats van te moeten rekenen. Dat scheelt jou tijd en het scheelt de aanvrager het gevoel dat hij aan het onderhandelen is.

Zet in je antwoord ook altijd even wat er niet bij zit. Zaalhuur, drankarrangement en een eventuele borrel na afloop worden anders door de helft van de aanvragers verkeerd begrepen, en dat komt op de dag zelf altijd terug.

Twee dingen om even na te lopen

Ga je vaker groepen bedienen in een aparte ruimte, kijk dan of je voedselveiligheidsplan daar nog op past; wat er van je verwacht wordt staat bij de NVWA. En voor vragen over openingstijden, terrasregels of personeel bij besloten gezelschappen kun je terecht bij Koninklijke Horeca Nederland.

Weet je niet zeker of jouw zaal genoeg te bieden heeft? Vraag een voorstel aan en beschrijf kort wat je hebt. We kijken mee zonder dat je ergens aan vastzit.