Evenementenlocatie verhuren voor beurzen en bedrijfsdagen

Organisatoren zoeken ruimte, geen inrichting

Een evenementenlocatie verhuren is iets anders dan een zaal verhuren. Wie een beurs, een productpresentatie of een bedrijfsdag organiseert, komt niet voor jouw meubels. Hij komt voor je vierkante meters, je plafondhoogte, je deuren en je stroom. Alles wat erin moet staan, brengt hij zelf mee.

Dat maakt sommige panden ineens veel interessanter dan ze op het eerste gezicht lijken. Een leegstaande bedrijfshal, een oude fabrieksvloer, een grote foyer of een monumentale zaal zonder vaste opstelling: dat zijn precies de ruimtes waar organisatoren naar op zoek zijn en die ze zelden vinden, omdat de eigenaars er zelf nooit aan denken om ze aan te bieden.

Waar het bij een evenement op vastloopt

Aanvragen ketsen bijna nooit af op de ruimte zelf, maar op de dingen eromheen. Zet deze punten op je pagina en je bent de meeste locaties al voorbij:

• Laden en lossen. Kan er een bus of vrachtwagen tot aan de deur? Is er een oprit, een lift, een brede deur? Dit is voor een organisator vaak vraag nummer een.
• Stroom. Hoeveel groepen zijn er, en is er krachtstroom? Een standhouder met een koeling of een lichtplan wil dat vooraf weten.
• Opbouw- en afbouwtijd. Kan er de dag ervoor opgebouwd worden en de dag erna afgebroken? Dat weegt zwaarder dan de huurprijs zelf.
• Plafondhoogte en vloerbelasting. Voor een truss, een banner of een zware stand is dat het verschil tussen wel en niet doorgaan.
• Toiletten en garderobe. Bij een paar honderd bezoekers is dit geen detail meer.

Kaal is hier een pluspunt

Locatie-eigenaars verontschuldigen zich vaak voor een ruimte die leeg en onafgewerkt is. Bij evenementen is dat juist de reden dat iemand belt. Een organisator wil zijn eigen wereld neerzetten, met zijn eigen kleuren, zijn eigen licht en zijn eigen indeling. Hoe neutraler jouw ruimte, hoe makkelijker dat gaat.

Beschrijf je ruimte dus zoals hij is, met maten en mogelijkheden in plaats van sfeerwoorden. Een zin als vijftien bij achtentwintig meter, vier meter hoog, betonvloer, dubbele deuren van drie meter breed zegt een organisator meer dan een alinea over de mooie ligging.

Wat wij doen en wat het kost

Je locatie krijgt een eigen pagina met een eigen webadres, foto's die de ruimte leeg en gevuld laten zien, je maten en een formulier dat rechtstreeks naar jou mailt. Wij zetten je op de site die bij jouw soort evenementen past, en soms op allebei.

Wij nemen geen commissie over je omzet. Een evenement dat drie dagen duurt, is voor jou drie dagen opbrengst, en dat blijft zo. Je betaalt één bedrag per jaar en verder niets. Verandert er iets aan je ruimte of je voorwaarden, dan geef je het door en wij passen het aan.

Foto's van leeg en van vol

Voor evenementenlocaties werkt een dubbele set foto's het beste. Laat de ruimte eerst leeg zien, met de maten erbij, zodat een organisator kan inschatten wat er past. Laat daarnaast zien hoe het eruitzag toen er iets stond: een beurs, een presentatie, een diner. Die tweede set verkoopt het idee, de eerste set maakt de rekensom mogelijk.

Heb je nog nooit een evenement gehad, dan is dat geen bezwaar. Foto's van de lege ruimte met een maatvoering erbij zijn voor deze huurder al genoeg om contact op te nemen.

Hoeveel bezoekers er in jouw evenementenruimte passen

Een organisator kiest een locatie op aantallen, en wisselt die aantallen tijdens de dag. Een plenair deel in rijen, daarna groepjes aan tafels, en aan het eind een borrel waarbij de stoelen aan de kant gaan. Daarom zetten wij de capaciteit per opstelling op je pagina en niet een los getal.

Geef bij je aanmelding per opstelling een aantal door, en zet erbij of je zelf ombouwt tussen twee onderdelen. Hoeveel mensen er bij jou in passen hangt af van je vloer na aftrek van de inventaris en van de capaciteit van je uitgangen. Welke regels daarbij horen staat in de kennisbank, met artikelnummer erbij: hoeveel mensen er in een zaal mogen.

Welke dagdelen je aanbiedt

Een evenement duurt zelden precies een dagdeel. Toch is dat de indeling waarin organisatoren rekenen, want ze moeten de dag ergens laten beginnen en eindigen.

• OchtendOntvangst met koffie vanaf een uur of half negen, daarna het programma. Vraagt de vroegste sleuteltijd van alle blokken.
• MiddagHet meestgevraagde blok voor een bedrijfsmiddag of een beurs, vaak met een borrel die erachteraan loopt.
• AvondVoor presentaties, premieres en personeelsavonden. Hier telt vooral tot hoe laat er geluid mag zijn.
• Hele dagOpbouwen, programma en afbouwen in een. Voor jou de rustigste vorm, want je hoeft maar een keer om te bouwen.

Zet erbij hoe vroeg er opgebouwd kan worden en tot hoe laat er afgebouwd mag worden. Voor een organisator is dat vaker beslissend dan de zaal zelf.Welke blokken jij aanbiedt bepaal je zelf, en je hoeft ze niet alle vier aan te zetten. Hoe je dat uitrekent staat in per uur of per dagdeel en in de bezettingsgraad van een zaal.

Wat er standaard bij zit

Een evenementenlocatie wordt vergeleken op wat er al staat en op wat er mag. Hoe duidelijker dat op je pagina staat, hoe minder heen en weer er vooraf nodig is.

Noem ook wat niet mag. Een zaal zonder open vuur of met een geluidsgrens is geen mindere zaal, maar een organisator die dat pas bij de opbouw hoort komt niet terug.

Drie dingen waar bijna elke huurder naar vraagt

Vergunningen en veiligheid

Voor evenementen met veel bezoekers is meestal een vergunning van de gemeente nodig. Die vraagt de organisator aan, maar als locatie-eigenaar word je er wel bij betrokken, zeker als het om aantallen, vluchtwegen en nooduitgangen gaat. Wat daarbij komt kijken, staat helder uitgelegd bij de brandweer. Voor de regels rond het gebruik van een gebouw voor bijeenkomsten is het Informatiepunt Leefomgeving de officiele bron, en bij de KVK lees je wat verhuur betekent voor je eigen bedrijf.

Niet zeker of jouw pand geschikt is? Vraag een voorstel aan en zet je maten erbij. We kijken mee zonder dat je ergens aan vastzit.