Evenementenlocatie verhuren voor beurzen en bedrijfsdagen

Organisatoren zoeken ruimte, geen inrichting

Een evenementenlocatie verhuren is iets anders dan een zaal verhuren. Wie een beurs, een productpresentatie of een bedrijfsdag organiseert, komt niet voor jouw meubels. Hij komt voor je vierkante meters, je plafondhoogte, je deuren en je stroom. Alles wat erin moet staan, brengt hij zelf mee.

Dat maakt sommige panden ineens veel interessanter dan ze op het eerste gezicht lijken. Een leegstaande bedrijfshal, een oude fabrieksvloer, een grote foyer of een monumentale zaal zonder vaste opstelling: dat zijn precies de ruimtes waar organisatoren naar op zoek zijn en die ze zelden vinden, omdat de eigenaars er zelf nooit aan denken om ze aan te bieden.

Waar het bij een evenement op vastloopt

Aanvragen ketsen bijna nooit af op de ruimte zelf, maar op de dingen eromheen. Zet deze punten op je pagina en je bent de meeste locaties al voorbij:

• Laden en lossen. Kan er een bus of vrachtwagen tot aan de deur? Is er een oprit, een lift, een brede deur? Dit is voor een organisator vaak vraag nummer een.
• Stroom. Hoeveel groepen zijn er, en is er krachtstroom? Een standhouder met een koeling of een lichtplan wil dat vooraf weten.
• Opbouw- en afbouwtijd. Kan er de dag ervoor opgebouwd worden en de dag erna afgebroken? Dat weegt zwaarder dan de huurprijs zelf.
• Plafondhoogte en vloerbelasting. Voor een truss, een banner of een zware stand is dat het verschil tussen wel en niet doorgaan.
• Toiletten en garderobe. Bij een paar honderd bezoekers is dit geen detail meer.

Kaal is hier een pluspunt

Locatie-eigenaars verontschuldigen zich vaak voor een ruimte die leeg en onafgewerkt is. Bij evenementen is dat juist de reden dat iemand belt. Een organisator wil zijn eigen wereld neerzetten, met zijn eigen kleuren, zijn eigen licht en zijn eigen indeling. Hoe neutraler jouw ruimte, hoe makkelijker dat gaat.

Beschrijf je ruimte dus zoals hij is, met maten en mogelijkheden in plaats van sfeerwoorden. Een zin als vijftien bij achtentwintig meter, vier meter hoog, betonvloer, dubbele deuren van drie meter breed zegt een organisator meer dan een alinea over de mooie ligging.

Wat wij doen en wat het kost

Je locatie krijgt een eigen pagina met een eigen webadres, foto's die de ruimte leeg en gevuld laten zien, je maten en een formulier dat rechtstreeks naar jou mailt. Wij zetten je op de site die bij jouw soort evenementen past, en soms op allebei.

Wij nemen geen commissie over je omzet. Een evenement dat drie dagen duurt, is voor jou drie dagen opbrengst, en dat blijft zo. Je betaalt één bedrag per jaar en verder niets. Verandert er iets aan je ruimte of je voorwaarden, dan geef je het door en wij passen het aan.

Foto's van leeg en van vol

Voor evenementenlocaties werkt een dubbele set foto's het beste. Laat de ruimte eerst leeg zien, met de maten erbij, zodat een organisator kan inschatten wat er past. Laat daarnaast zien hoe het eruitzag toen er iets stond: een beurs, een presentatie, een diner. Die tweede set verkoopt het idee, de eerste set maakt de rekensom mogelijk.

Heb je nog nooit een evenement gehad, dan is dat geen bezwaar. Foto's van de lege ruimte met een maatvoering erbij zijn voor deze huurder al genoeg om contact op te nemen.

Vergunningen en veiligheid

Voor evenementen met veel bezoekers is meestal een vergunning van de gemeente nodig. Die vraagt de organisator aan, maar als locatie-eigenaar word je er wel bij betrokken, zeker als het om aantallen, vluchtwegen en nooduitgangen gaat. Wat daarbij komt kijken, staat helder uitgelegd bij de brandweer. Voor de regels rond het gebruik van een gebouw voor bijeenkomsten is het Informatiepunt Leefomgeving de officiele bron, en bij de KVK lees je wat verhuur betekent voor je eigen bedrijf.

Niet zeker of jouw pand geschikt is? Vraag een voorstel aan en zet je maten erbij. We kijken mee zonder dat je ergens aan vastzit.