Feestzaal verhuren zonder commissie over je omzet

Feesten worden gezocht, niet toevallig gevonden

Wie een feest organiseert begint bijna altijd op dezelfde manier: hij tikt in Google een zaal in met de naam van zijn dorp of stad erachter, en kijkt wat er bovenaan staat. Wat daaronder staat, wordt zelden bekeken. Dat is de hele reden dat een goede zaal soms halfleeg blijft terwijl een middelmatige zaal het hele jaar geboekt is.

Wij zetten jouw zaal op De Locatiegids, de site die alleen over feest- en gelegenheidslocaties gaat. Je krijgt daar een eigen pagina met een eigen webadres, je foto's en een formulier dat rechtstreeks naar jouw mailbox gaat. Geen regeltje in een lijst, maar een pagina die alleen over jouw zaal gaat.

Wat mensen zoeken als ze een feestzaal zoeken

De aanvragen die binnenkomen lopen sterk uiteen, en dat is precies de kracht van een zaal die zich breed laat vullen:

• Verjaardagen, van een vijftigste tot een tachtigste, meestal op zaterdagmiddag of avond
• Jubilea en afscheidsborrels van bedrijven, vaak op een vrijdag
• Personeelsfeesten en kerstborrels, die maanden vooruit worden vastgelegd
• Familiebijeenkomsten, van een doopfeest tot een condoleance
• Verenigingen die een keer per jaar iets groters willen dan hun eigen kantine

Je hoeft daar niet allemaal ja tegen te zeggen. Zet in je omschrijving welke gelegenheden bij jou passen, dan komen er ook geen aanvragen binnen voor feesten waar je toch niet aan begint.

De vragen die elke aanvrager stelt

Bij feestzalen gaat het gesprek bijna altijd over dezelfde vijf dingen. Staan ze op je pagina, dan scheelt dat je een stapel telefoontjes en houd je de aanvragen over die echt kans maken.

• Tot hoe laat mag het duren. Dit is vaak de eerste vraag. Wees er duidelijk over, ook als het antwoord middernacht is.
• Eigen catering of niet. Mag iemand zelf een taart, hapjes of een cateraar meebrengen, of verzorg jij alles? Beide antwoorden zijn goed, zolang ze vooraf duidelijk zijn.
• Muziek en geluid. Kan er een dj staan, een band spelen, of is het alleen achtergrondmuziek? Vertel het erbij, met de reden als er beperkingen zijn.
• Parkeren. Bij een feest komt iedereen tegelijk aan. Een eigen parkeerterrein is een verkoopargument dat je niet moet verzwijgen.
• Opbouwen en opruimen. Kan iemand de dag ervoor komen versieren, en hoe wil je de zaal terug?

Wat het je oplevert, en wat het je niet kost

Een vermelding levert aanvragen op van mensen die al weten wat ze willen. Iemand die zoekt naar een zaal voor tachtig gasten met eigen catering, is geen toevallige voorbijganger. Die vraagt jou rechtstreeks om een prijs, en of het doorgaat bepaal jij.

Wij pakken daar geen commissie over. Kost een feest bij jou een avond met een volle bar, dan is die hele opbrengst van jou. Je betaalt één bedrag per jaar en verder niets, ongeacht hoeveel boekingen er via je pagina binnenkomen. Je hoeft ook niets te bouwen of bij te houden: verandert er iets aan je zaal of je voorwaarden, dan geef je dat door en wij passen het aan.

Wanneer je zaal het meest gezocht wordt

Feestzalen kennen een vaste jaarcyclus. Vanaf september komen de kerstborrels en personeelsfeesten binnen, in het voorjaar de communies, jubilea en verjaardagen, en in de zomer valt het stil omdat iedereen buiten wil zitten. Als je weet wanneer de aanvragen komen, kun je daar je zichtbaarheid op aanpassen.

Wat vaak vergeten wordt: de aanvragen komen twee tot vier maanden voor de datum binnen. Wie in november pas met zijn zaal in beeld komt, is de kerstborrels van dat jaar al kwijt. Sta je het hele jaar door online, dan loop je niet achter de feiten aan.

Hoeveel gasten er in jouw feestzaal passen

Een feestzaal heeft geen een capaciteit maar drie, en dat verschil is groot. Zittend eten kost ruim twee keer zoveel vloer per gast als staand borrelen. Wie een zaal zoekt voor tachtig man aan tafel heeft niets aan het getal dat bij een staande borrel hoort. Daarom zetten wij ze alle drie op je pagina.

Geef bij je aanmelding per vorm een aantal door, en zet erbij of er een dansvloer vrij blijft als de tafels staan. Hoeveel mensen er bij jou in passen hangt af van je vloer na aftrek van de inventaris en van de capaciteit van je uitgangen. Welke regels daarbij horen staat in de kennisbank, met artikelnummer erbij: hoeveel mensen er in een zaal mogen.

Welke dagdelen je aanbiedt

Bij een feestzaal gaat het minder om ochtend en middag en meer om welke dag het is. Dit is de indeling waarin aanvragers denken.

• Doordeweeks overdagVoor jubilea, afscheidsrecepties en verenigingen. Het blok dat het vaakst leeg staat en het makkelijkst te vullen is.
• Doordeweekse avondVerjaardagen, clubavonden en personeelsfeesten. Hier telt vooral tot hoe laat er muziek mag zijn.
• ZaterdagHet drukste en het meestgevraagde blok. Vaak de hele dag in een keer, van opbouwen tot opruimen.
• ZondagVoor familiefeesten en afscheid nemen. Vaak overdag, en meestal rustiger dan een zaterdag.

Zet op je pagina tot hoe laat het feest mag duren en hoe laat de zaal leeg moet zijn. Dat is na de capaciteit de vraag die het vaakst gesteld wordt.Welke blokken jij aanbiedt bepaal je zelf, en je hoeft ze niet alle vier aan te zetten. Hoe je dat uitrekent staat in per uur of per dagdeel en in de bezettingsgraad van een zaal.

Wat er standaard bij zit

Bij een feest draait bijna elke vraag om drank, geluid en tijd. Wie daar op zijn pagina duidelijk over is, houdt de telefoontjes kort.

Wees vooral duidelijk over wat niet mag: eigen drank, confetti, kaarsen of muziek na een bepaald uur. Dat zijn precies de dingen waar achteraf ruzie over komt.

Drie dingen waar bijna elke huurder naar vraagt

Twee dingen om vooraf te regelen

Voor het aantal gasten dat je binnen mag laten en de eisen aan vluchtwegen kijk je bij de brandweer. En zodra er muziek klinkt in een zaal die je verhuurt, heb je te maken met muziekrechten. Hoe dat zit en wat het voor jouw situatie betekent, staat uitgelegd bij Buma Stemra en bij Sena, dat de rechten van artiesten en platenmaatschappijen regelt. Beide dingen zijn goed te regelen, maar je wilt er niet achter komen als de zaal al vol staat.

Weet je niet zeker of jouw zaal geschikt is? Vraag een voorstel aan en schrijf erbij wat je hebt. We kijken mee zonder dat je ergens aan vastzit.