Wat is een goede bezettingsgraad voor je zaal?

Eerst de vraag waar je door deelt

Hier gaat het bij de meeste locaties al mis. Een zaal heeft 365 dagen van 24 uur, maar niemand verhuurt een vergaderzaal om drie uur 's nachts. Deel je door alle uren van het jaar, dan kom je op een percentage van onder de tien en denk je dat je een ramp runt. Dat getal zegt niets.

De enige deler die ergens op slaat, is het aantal dagdelen dat je werkelijk aanbiedt. Verhuur je een zaal op maandag tot en met vrijdag in de ochtend en de middag, dan zijn dat tien dagdelen per week. Doe je er zaterdag en de avonden bij, dan worden het er meer. Alles wat je niet aanbiedt, telt niet mee, want je kunt het ook niet verkopen.

Werk per zaal, niet per locatie. Twee zalen bij elkaar optellen is de snelste manier om een probleem onzichtbaar te maken: de ene zit vol en de andere staat leeg, en het gemiddelde ziet er prima uit.

De rekensom

Teken je week uit en tel twee dingen: wat je aanbiedt, en wat er verhuurd is. Meer is het niet.

Over een hele maand werkt het hetzelfde. Tien dagdelen per week maal ongeveer vier weken zijn veertig aangeboden dagdelen. Zijn er daarvan vierentwintig verhuurd, dan zit je op zestig procent. Noteer het elke maand op dezelfde manier, want de vergelijking met je eigen vorige maanden is het enige wat echt iets zegt.

Let op twee dingen die mensen vaak meerekenen en die er niet in horen. Een dagdeel dat je zelf gebruikt voor je eigen vergadering is geen verhuur. En een optie die nooit een boeking werd, telt ook niet mee. Alleen wat er werkelijk doorging.

Waarom er geen landelijk streefcijfer is

Voor hotelkamers bestaan er officiële bezettingscijfers. Voor zalen en vergaderruimtes niet. Dat komt niet doordat niemand er zin in had, maar doordat er niets te vergelijken valt. Een zaal boven een restaurant in een stadscentrum met avondgebruik is een ander bedrijf dan een trainingsruimte op een erf buiten de bebouwde kom die alleen doordeweeks overdag draait. Hetzelfde percentage betekent bij die twee iets totaal anders.

Wat je op internet aan percentages tegenkomt voor deze markt, komt vrijwel altijd uit een verkooppraatje van een partij die je iets wil verkopen. Ik noem hier daarom geen getal dat ik niet kan onderbouwen. De enige zinnige maatstaf is je eigen cijfer van vorig jaar, dezelfde maand.

Je eigen ondergrens, en die kun je wel uitrekenen

In plaats van een landelijk cijfer heb je iets beters: het aantal dagdelen dat je moet verhuren voordat de ruimte zichzelf betaalt. Dat is een som die je in tien minuten maakt en die voor jou wel klopt.

• Stap 1. Tel op wat die ruimte je per maand kost als er niemand komt. Huur of hypotheek naar rato van het vloeroppervlak, energie, verzekering, schoonmaak, onderhoud, afschrijving van de inrichting.
• Stap 2. Bepaal wat er van één verhuurd dagdeel bij je blijft hangen. Dus wat de huurder betaalt, min de kosten die alleen door die boeking ontstaan: koffie, extra schoonmaak, de uren van degene die klaarzet.
• Stap 3. Deel het eerste getal door het tweede. Daar komt het aantal dagdelen per maand uit dat je nodig hebt. Zet dat af tegen het aantal dagdelen dat je aanbiedt en je hebt je eigen percentage.

Dat getal is je ondergrens, niet je doel. Maar het verandert het gesprek. Je weet nu of je nog twee dagdelen tekort komt of nog twaalf, en dat is iets heel anders dan het gevoel dat het tegenvalt.

Waarom negentig procent een slecht teken is

Dit verrast de meeste locatiehouders. Een zaal die bijna altijd vol zit, is zelden een zaal die goed loopt. Hij is meestal te goedkoop, en hij kost je werk dat je niet ziet.

Zit je structureel vol, dan zeg je namelijk aanvragen af. Die mensen komen niet terug. Je hebt bovendien geen ruimte meer voor de boeking die je wel wilt hebben: de klant die drie dagen achter elkaar wil, of de partij die jaarlijks terugkomt. En je hebt geen marge voor uitloop, schoonmaak en het omzetten van de opstelling. Een zaal die van het ene gezelschap in het volgende overloopt, levert vroeg of laat een klacht op.

Omgekeerd is een laag percentage niet automatisch slecht. Verhuur je vier dagdelen per maand aan een partij die de hele zaal afneemt met catering erbij, dan kan dat meer opleveren dan twintig losse ochtenden. Het percentage zegt niets over wat eronder zit. Kijk er daarom nooit naar zonder er je omzet per dagdeel naast te leggen.

De vier knoppen

1. Meer dagdelen aanbieden

Avonden, zaterdagen, een vroege ochtend. Dit is de enige knop die de noemer verandert, en daar zit een valkuil: je percentage gaat omlaag terwijl je omzet omhoog gaat. Daarom is het percentage alleen te vergelijken als je aanbod gelijk is gebleven. Verander je je aanbod, zet er dan een streep en begin een nieuwe reeks.

2. Het dagdeel dat altijd leeg blijft anders invullen

Bijna elke locatie heeft er een. Vaak de vrijdagmiddag, soms de maandagochtend. Datzelfde blok aan dezelfde doelgroep blijven aanbieden gaat het niet oplossen. Wat wel werkt is het blok anders maken: korter, voor een ander soort gebruik, of als vaste plek voor een terugkerende huurder. Kijk ook naar verhuren per uur of per dagdeel, want de blokindeling zelf is vaak het probleem.

3. Minder aanvragen laten weglopen

Dit is de goedkoopste knop en meestal de grootste. Een deel van je lege dagdelen is nooit een aanvraag geweest, maar een deel wel. Die aanvraag kwam binnen, bleef twee dagen liggen en ging naar iemand anders. Reken eens uit hoeveel aanvragen je vorige maand kreeg en hoeveel daarvan een boeking werden. Valt dat tegen, lees dan zelf boeken of eerst aanvragen.

4. Gevonden worden

De vorige drie knoppen gaan over mensen die je al kennen. Deze gaat over de rest. Je kunt geen dagdeel verhuren aan iemand die niet weet dat je bestaat, en dat is bij de meeste locaties de grootste groep. Zie beter gevonden worden in Google en waarom je zaal te vaak leeg staat.

Wat je er verder bijhoudt

Het percentage alleen stuurt nergens op, want als het daalt weet je nog niet waarom. Houd er daarom drie dingen naast bij, op één A4 per maand:

• Hoeveel aanvragen je kreeg. Dalen de aanvragen, dan is het een zichtbaarheidsprobleem. Blijven ze gelijk terwijl de boekingen dalen, dan ligt het aan je reactie, je prijs of je pagina.
• Hoeveel je er hebt afgewezen of moest afzeggen. Dit getal vertelt of je tegen je plafond zit.
• Welk dagdeel leeg bleef. Niet hoeveel, maar welk. Een patroon in de week is iets waar je iets aan kunt doen; een los getal niet.

Drie maanden van zo'n A4 is genoeg om te zien waar het zit. Dat is minder werk dan het klinkt, en het scheelt je de jaarlijkse discussie met jezelf of het nou goed gaat of niet.

Zet je capaciteit ook op je pagina

Een praktisch bijeffect van dit lijstje: zodra je per dagdeel bijhoudt wat er gebeurt, weet je ook wat je op je verhuurpagina moet zetten. Welke dagdelen je aanbiedt, wat je standaard neerzet en hoe snel je antwoordt. Dat zijn precies de drie dingen waar een huurder op afgaat. Hoe je dat opschrijft staat bij de capaciteit per opstelling.