Je ruimte verhuren aan bedrijven: wat je vooraf regelt

Eerst: waar hebben we het over

Ruimte verhuren aan bedrijven betekent voor de meeste locatiehouders iets anders dan wat je leest als je ernaar zoekt. Het grootste deel van de informatie op internet gaat over het verhuren van een kantoorpand of een loods voor een paar jaar, met een huurcontract, een huurprijs per vierkante meter en een opzegtermijn.

Daar gaat dit artikel niet over. Dit gaat over je zaal, je vergaderruimte of je werkplekken een dagdeel of een dag per keer aan een bedrijf beschikbaar stellen, inclusief koffie en een scherm aan de muur. Dat is geen vastgoedverhuur, dat is dienstverlening met een ruimte eromheen. De regels die ertoe doen zijn daardoor ook andere.

Gaat het bij jou wel om een langere periode, bijvoorbeeld een bedrijf dat een jaar lang een kamer in je pand wil, dan is dat een echt huurcontract met rechten voor de huurder die niet zomaar verdwijnen. Laat dat opstellen door iemand die dat vak doet. Alles hieronder gaat over de korte verhuur.

De drie drempels voordat je begint

Loop ze in deze volgorde af, want als het antwoord op de eerste nee is, hoef je de andere twee niet meer uit te zoeken. En doe het voordat je je eerste aanvraag aanneemt, niet erna.

1. Mag dit gebruik op deze plek? Wat er in jouw pand mag, staat in het omgevingsplan van je gemeente. Sinds de Omgevingswet zoek je dat per adres op in het Omgevingsloket. Past het verhuren van je ruimte niet binnen die regels, dan heb je er een omgevingsvergunning voor nodig: een activiteit die in strijd is met het omgevingsplan is vergunningplichtig, legt het Informatiepunt Leefomgeving uit. De vergunningcheck in datzelfde loket geeft je in een paar vragen een eerste antwoord. Bel je gemeente en vraag het na met je adres erbij. Dat gesprek duurt tien minuten en voorkomt dat je er over een jaar achter komt.
2. Mag dit aantal mensen erin? Boven een bepaald aantal personen moet je het gebruik van je gebouw melden bij de gemeente, vier weken voordat je het zo gaat gebruiken. Voor een zaal ligt die grens lager dan de meeste locatiehouders denken. Welke aantallen gelden en waar ze in de wet staan, hebben we uitgezocht in het artikel over vergaderopstellingen. Weet je je maximum niet uit je hoofd? Dan is dat het eerste dat je uitzoekt, want het bepaalt welke aanvragen je mag aannemen.
3. Mag het van je eigen papieren? Huur je zelf, dan staat in je huurcontract of je mag onderverhuren of de ruimte aan derden in gebruik mag geven. Zit je in een pand met een vereniging van eigenaren, dan kan het splitsingsreglement er iets over zeggen. En je verzekering wil weten dat er mensen van buiten over de vloer komen. Drie telefoontjes: je verhuurder, je VvE en je verzekeraar. Vraag om een bevestiging per mail, niet om een ja door de telefoon.

Kom je er bij een van de drie niet uit, dan is dat geen reden om af te haken. In de praktijk loopt het bijna altijd goed af, zeker bij verhuur van een paar dagdelen per week in een pand dat er al voor bedoeld was. Het gaat erom dat je het weet voordat er een bedrijf in je agenda staat.

Wat een bedrijf anders maakt dan een particulier

Verhuur je nu al aan particulieren, dan ken je het ritme: iemand belt, komt kijken, en boekt een paar weken later. Bij bedrijven loopt dat anders. Er zit een organisator tussen die het voor iemand anders regelt, en die wordt afgerekend op of het goed gaat.

Dat verschil zit vooral in de randvoorwaarden en nauwelijks in de ruimte zelf. Een zaal die goed werkt voor een familiefeest werkt vaak prima voor een vergadering, zolang de koffie klopt, het geluid draaglijk is en iemand de deur open heeft gedaan.

De factuur is belangrijker dan je denkt

Dit is het punt waarop locatiehouders die uit de particuliere hoek komen het vaakst struikelen. Een bedrijf betaalt niet contant en niet vooraf via een tikkie. Er moet een factuur komen met een factuurnummer, een datum, de omschrijving van wat er geleverd is en het btw-bedrag apart. Zonder die factuur kan de organisator het niet indienen en krijg jij je geld niet.

Of je btw moet rekenen over zaalverhuur is een vraag op zichzelf, en het antwoord is niet altijd hetzelfde. Dat hebben we uitgezocht in het artikel over btw op zaalverhuur. Lees dat voordat je je eerste zakelijke factuur stuurt, want achteraf corrigeren is vervelender dan het vooraf goed doen.

Zet je afspraken op papier, ook bij een dagdeel

Geen juridisch bouwwerk, gewoon een bevestigingsmail die je zelf kunt sturen. Vijf dingen moeten erin staan, en als die erin staan heb je negen van de tien discussies al voorkomen:

• Wat, wanneer en hoe lang. De datum, het dagdeel, en vanaf hoe laat iemand erin kan om op te bouwen en wanneer de ruimte leeg moet zijn.
• Wat erbij zit en wat los is. Koffie, scherm, flipover, parkeren, lunch. Wat je niet noemt, verwacht een huurder er wel bij.
• Het aantal personen. Noem het maximum dat jij mag ontvangen. Komen er meer, dan weet iedereen vooraf dat dat niet kan.
• Afzeggen. Tot wanneer kosteloos, en wat er daarna gebeurt. Bedrijven vinden dit normaal, zolang het vooraf duidelijk is.
• Schade en aansprakelijkheid. Wie draait ervoor op als er iets sneuvelt, en hoe meld je dat.

Wil je er algemene voorwaarden bij, dan vind je bij de KVK uitleg over wat daarin hoort en hoe je ze geldig maakt. Voor een paar dagdelen per maand is een heldere bevestigingsmail meestal genoeg.

Wat je ermee verdient, en wanneer het loont

Zakelijke verhuur levert per dagdeel vaak meer op dan particuliere verhuur, en het kost je minder uren. Een vergadering van tien man geeft minder rommel dan een verjaardag van vijftig, loopt op de minuut af en komt vaker terug. Daar staat tegenover dat je overdag beschikbaar moet zijn, en dat is precies het dagdeel waarop veel locaties hun eigen werk doen.

Of het bij jou uit kan, hangt af van wat een dagdeel je oplevert tegenover wat de ruimte je sowieso kost. Hoe je dat uitrekent zonder je prijs te hoeven verlagen, staat in het artikel over de bezettingsgraad van een zaal. En of je per uur of per dagdeel moet aanbieden is een keuze op zichzelf, uitgewerkt in per uur of per dagdeel.

Begin met de dagdelen die je toch niet gebruikt

De fout die we het vaakst zien is dat iemand zijn hele agenda openzet en vervolgens drie keer per maand zijn eigen plannen moet omgooien. Begin klein: twee vaste dagdelen per week waarvan je zeker weet dat je ze mist. Loopt het, dan zet je er een derde bij.

Dat heeft nog een voordeel. Een bedrijf dat één keer tevreden was, vraagt de tweede keer om dezelfde ruimte op dezelfde dag. Vaste dagdelen passen precies op dat gedrag, losse uren niet.

Waar de eerste aanvragen vandaan komen

Als alles geregeld is, blijft de lastigste vraag over: hoe weet een bedrijf dat jij bestaat? Een organisator die een zaal zoekt tikt in Google iets in als vergaderruimte huren met de naam van zijn stad erachter, en komt uit bij de partijen die daar al jaren staan. Jouw eigen website verschijnt daar niet tussen, ook niet als hij mooi is.

Je hebt dus een plek nodig op een site waar die zoeker al kijkt. Wat zo'n vermelding kost en welke verdienmodellen er bestaan, hebben we op een rij gezet in wat adverteren met je locatie kost. Wil je weten hoe het bij ons werkt voor jouw soort ruimte, kijk dan bij vergaderruimte verhuren, trainingsruimte verhuren of flexwerkplekken verhuren.