Congreslocatie verhuren aan organisatoren van congressen

Eén boeking, een hele dag, een volle agenda

Een congres is geen vergadering die iets groter is. Er komt een programma bij kijken, een sprekerslijst, catering voor iedereen tegelijk en een organisator die maanden van tevoren begint. Precies dat maakt deze huurder waardevol: hij boekt ver vooruit, hij neemt de hele locatie af, en als de dag goed verlopen is komt hij volgend jaar terug met dezelfde vraag.

Voor jou betekent dat een enkele aanvraag die meteen een groot gat in je agenda vult. En omdat congresorganisatoren zelden op goed geluk rondbellen, moet je vindbaar zijn op het moment dat ze zoeken naar een zaal voor hun aantal mensen, in de regio waar hun deelnemers vandaan komen.

Wat er bij ons over jouw locatie komt te staan

Een organisator wil in één oogopslag zien of jouw locatie kán. Dat begint bij aantallen en eindigt bij de praktische dingen die de dag laten slagen:

• Hoeveel mensen er in theateropstelling zitten, en hoeveel aan tafels
• Welke ruimtes er naast de grote zaal liggen voor deelsessies of een informatiemarkt
• Waar de ontvangst en de garderobe zijn, en of daar genoeg ruimte is als iedereen tegelijk binnenkomt
• Wat er vast staat aan geluid, licht en beeld, en wat een organisator zelf moet meebrengen
• Hoe de bereikbaarheid is: openbaar vervoer, parkeerplaatsen en het laden en lossen

De ruimte om de zaal heen telt net zo zwaar

Bij congressen wordt vaak alleen naar de grote zaal gekeken, maar de dag valt of staat bij wat eromheen ligt. Als tweehonderd mensen tegelijk pauze hebben, moeten ze ergens staan met een kop koffie. Zonder die ruimte wordt het gedrang en blijft dat het gesprek van de dag.

Heb je een foyer, een aula, een binnenplaats of een terras dat je erbij kunt betrekken, noem het dan nadrukkelijk. Datzelfde geldt voor kleinere ruimtes die als deelsessie of stille werkplek kunnen dienen. Een locatie met drie bruikbare ruimtes wint het van een locatie met alleen een grote zaal.

Wat wij doen, en wat we niet doen

Jouw locatie krijgt een eigen pagina op De Vergaderruimte met een eigen webadres, je foto's, je capaciteiten per opstelling en een formulier dat rechtstreeks naar jou mailt. Je staat mee in het overzicht van jouw plaats en je pagina verwijst naar de andere ruimtes die je verhuurt.

Wat we niet doen, is een deel van je omzet opeisen. Een congresdag is voor een locatie een van de grootste boekingen van het jaar, en bij ons blijft die opbrengst helemaal van jou. Je betaalt één bedrag per jaar, ongeacht hoeveel er via je pagina binnenkomt. Je hoeft ook niets te bouwen of bij te houden: verandert er iets, dan geef je het door en wij passen het aan.

Ver vooruit boeken vraagt om duidelijke afspraken

Congressen worden vaak een jaar van tevoren vastgelegd. Dat is prettig voor je agenda, maar het betekent ook dat er veel tijd zit tussen de afspraak en de dag zelf. Zorg daarom dat je vanaf het eerste contact helder bent over drie dingen: tot wanneer er kosteloos geannuleerd kan worden, welke aantallen er wanneer definitief moeten zijn, en wat er gebeurt als de groep groter of kleiner uitvalt dan gedacht.

Organisatoren zijn dat gewend en schrikken er niet van. Waar ze wel van schrikken, is een locatie die pas twee maanden voor de datum met voorwaarden komt. Duidelijkheid vooraf is hier een verkoopargument, geen drempel.

Hoeveel bezoekers er in jouw congreszaal passen

Bij een congres is de capaciteit het eerste waar een organisator op filtert, en ook het punt waarop de meeste locaties zich vergissen. Een zaal voor tweehonderd in theater is in schoolopstelling een zaal voor negentig. Daarom zetten wij de capaciteit per opstelling op je pagina.

Geef bij je aanmelding per opstelling een aantal door, en zet het maximum dat je mag ontvangen er los bij. Hoeveel mensen er bij jou in passen hangt af van je vloer na aftrek van de inventaris en van de capaciteit van je uitgangen. In de kennisbank staat per opstelling wat eraan vastzit, met de regels uit het Besluit bouwwerken leefomgeving erbij: de zeven vergaderopstellingen.

Welke dagdelen je aanbiedt

Een congres is vaker een hele dag dan een dagdeel, maar de dagdelen eromheen bepalen of een organisator jou kan gebruiken: een ontvangst vanaf half negen, een borrel na vijven.

• OchtendEen blok van drie tot vier uur, en meestal het drukste: de meeste bijeenkomsten beginnen voor de lunch.
• MiddagOok drie tot vier uur. Loopt vaak door met de ochtend, dus deze twee eten elkaar op.
• AvondVoor congressen vooral het blok voor een avondsymposium, een ledenvergadering of de borrel na een dagprogramma.
• Hele dagOchtend en middag samen, met de lunch ertussen. Het minste omzetten en schoonmaken per verhuurde dag.

Zet erbij tot hoe laat er in huis gebleven mag worden en of er eerder opgebouwd kan worden, bijvoorbeeld de avond ervoor. Dat is voor een organisator vaak beslissend.Welke blokken jij aanbiedt bepaal je zelf, en je hoeft ze niet alle vier aan te zetten. Hoe je dat uitrekent staat in per uur of per dagdeel en in de bezettingsgraad van een zaal.

Wat er standaard bij zit

Een organisator vergelijkt congreslocaties op de techniek en de logistiek. Wat erbij zit en wat een leverancier moet doen, bepaalt of je in de shortlist komt.

Noem ook wat er niet is. Een locatie zonder podium of zonder eigen geluid kan prima een congres huisvesten, zolang de organisator dat weet voordat hij het programma maakt.

Drie dingen waar bijna elke huurder naar vraagt

Waar je op let bij grote groepen

Hoeveel mensen je binnen mag laten en welke eisen er gelden voor vluchtwegen en nooduitgangen, staat los van hoeveel stoelen er passen. Bij de brandweer vind je waar je op moet letten bij bijeenkomsten met veel bezoekers. Wil je weten hoe de congresmarkt in Nederland zich ontwikkelt en waar organisatoren op letten, dan publiceert het NBTC daar cijfers over.

Weet je niet zeker of jouw zaal als congreslocatie in de markt ligt? Vraag een voorstel aan en zet je aantallen erbij. We kijken mee, zonder dat je ergens aan vastzit.