Vergaderopstellingen: welke past bij jouw zaal

Waarom de opstelling meer uitmaakt dan de zaal

Als iemand belt met de vraag hoeveel mensen er in je zaal passen, is er geen eerlijk antwoord dat uit één getal bestaat. Een zaal waar zestig mensen in theateropstelling passen, is diezelfde zaal waar twintig mensen aan een carre zitten. Dat is geen marge, dat is een factor drie.

De opstelling bepaalt vier dingen tegelijk. Hoeveel mensen erin passen. Of ze kunnen schrijven of alleen luisteren. Of ze elkaar kunnen zien, of alleen de achterkant van een hoofd. En hoeveel tijd jij kwijt bent met omzetten tussen twee boekingen door. Dat laatste is de post die locatiehouders het vaakst vergeten in te calculeren.

Daar komt een vijfde bij die op bijna geen enkele verhuursite genoemd wordt: niet elke opstelling mag. Het Besluit bouwwerken leefomgeving stelt eisen aan de ruimte per persoon, aan de afstand tussen rijen stoelen en aan het aantal stoelen in een rij. Die staan verderop in dit artikel, met artikelnummer erbij.

De zeven opstellingen

In alle plattegronden hieronder staat het scherm bovenaan. Elk oranje blokje is een stoel, en het donkere streepje eraan is de rugleuning: iemand kijkt dus altijd van dat streepje af. Het aantal stoelen in de tekeningen is een voorbeeld en geen norm. Hoeveel er bij jou in passen hangt van je eigen vloer af.

Hoeveel mensen mogen er in je zaal?

Hier gaat het vaak mis. Veel locaties noemen een maximum dat ooit een keer bedacht is, zonder dat iemand het heeft nagerekend. De wet werkt niet met een maximum per zaal maar met een rekenregel, en die staat in artikel 6.22 van het Besluit bouwwerken leefomgeving.

Dat artikel eist per persoon een minimum aan vloeroppervlakte:

• 0,25 m² per persoon zonder zitplaats. Dus bij een staande borrel of ontvangst.
• 0,3 m² per zitplaats als het meubilair niet kan verschuiven of omvallen door gedrang.
• 0,5 m² per zitplaats als het meubilair dat wel kan. Losse stoelen op een gladde vloer vallen in deze categorie.

Belangrijk is de laatste zin van dat artikel: je rekent met de vloeroppervlakte na aftrek van de oppervlakte van de inventaris. De tafels tellen dus niet mee. Dat is precies waarom een carre zo weinig mensen oplevert: bij een carre is een groot deel van je vloer tafel, en het gat in het midden telt ook niet als zitruimte.

Let op wat dit wel en niet zegt. Dit is een ondergrens voor de brandveiligheid, geen comfortnorm. Een zaal waarin iedereen precies een halve vierkante meter heeft, is een zaal waarin niemand een hele dag wil zitten. Wij zetten daarom op een verhuurpagina nooit het wettelijke maximum, maar het aantal waarbij het nog prettig werkt. Dat scheelt klachten achteraf.

En er is een tweede grens die er bijna altijd eerder is dan de vierkante meters: de capaciteit van je uitgangen. Het Bbl rekent met een vast aantal personen per meter vrije breedte, bijvoorbeeld 110 personen per meter bij een enkele deur en 90 per meter bij een dubbele deur. Bij een zaal met één normale deur ben je daar sneller dan je denkt. Twijfel je, laat het dan narekenen door je gemeente of een brandveiligheidsadviseur. Het is niet iets om zelf op een achternamiddag te bepalen.

De regels voor rijen stoelen

Zet je een theateropstelling of een schoolopstelling neer, dan gelden er aanvullende eisen. Die staan in hetzelfde artikel 6.22, en ze zijn concreter dan de meeste locatiehouders weten.

Minstens 40 centimeter tussen de rijen

Tussen twee rijen stoelen moet een vrije ruimte van ten minste 0,4 meter zitten, gemeten tussen de delen van de rijen die elkaar het dichtst naderen. Staat er een tafel tussen de zitplaatsen, dan mag die niet in die vrije ruimte staan. Bij een schoolopstelling is dat de maat die je moet aanhouden achter de stoel, niet achter de tafel.

Acht stoelen per rij, of zestien

Een rij die maar aan één kant op een gangpad of uitgang uitkomt, mag niet meer dan acht zitplaatsen hebben. Komt de rij aan beide kanten uit op een gangpad, dan hangt het maximum af van hoeveel ruimte je laat:

• 16 zitplaatsen bij een vrije ruimte tussen de rijen van maximaal 0,45 m en een gangpad van minstens 0,6 m.
• 32 zitplaatsen bij een vrije ruimte van meer dan 0,45 m en een gangpad van minstens 0,6 m.
• 50 zitplaatsen bij een vrije ruimte van meer dan 0,45 m en een gangpad van minstens 1,1 m.

In de plattegrond bij de theateropstelling hierboven staat daarom een gangpad in het midden. Zonder dat gangpad zou elke rij aan één kant doodlopen en mocht hij maar acht stoelen breed zijn.

Boven de honderd stoelen moeten ze vastzitten

Heeft een ruimte meer dan honderd zitplaatsen, dan moeten die stoelen gekoppeld of aan de vloer bevestigd zijn, zodat ze niet kunnen verschuiven of omvallen bij gedrang. Dat geldt voor zover de zitplaatsen in meer dan vier rijen van meer dan vier stoelen staan. Losse klapstoelen voor een zaal van honderdvijftig man zijn dus geen optie, hoe praktisch ze verder ook zijn. Stoelkoppelingen zijn een kleine investering waar je bij grotere boekingen niet omheen kunt.

Gangpaden langs spullen: 1,1 meter

Staan er in een publieksruimte stands, kramen, schappen of een podium, dan moeten de gangpaden daartussen ten minste 1,1 meter breed zijn. Dat staat in artikel 6.23. Relevant als je je zaal ook verhuurt voor een informatiemarkt of een beurs.

Vanaf vijftig mensen moet je het melden

Dit is de regel die de meeste locatiehouders niet kennen. Gebruik je een gebouw voor meer personen dan in het Bbl is aangegeven, dan moet je dat melden bij je gemeente, en wel ten minste vier weken voordat je het zo gaat gebruiken. Voor een gewone zaal of vergaderzaal, in de wet een bijeenkomstfunctie, ligt die grens op 50 personen. Voor een kantoorfunctie ligt hij op 150. De drempels staan in tabel 6.6 bij artikel 6.6, de meldplicht zelf in artikel 6.7.

Bij die melding hoort meer dan een formuliertje. Je levert per bouwlaag de gebruiksoppervlakte en het maximale aantal personen aan, en per ruimte voor meer dan 25 personen de hoogste bezetting plus de opstelling van de inventaris. Je plattegrond per opstelling is dus niet alleen marketing, hij is onderdeel van je dossier.

Een losse vergunning brandveilig gebruik bestaat sinds de Omgevingswet niet meer. Het is de melding geworden. De rijksoverheid vat het zelf samen op Ondernemersplein: zonder melding mag je het gebouw niet in gebruik nemen.

Twee uitgangen en de weg naar buiten

Hoe groter de groep, hoe zwaarder de eisen aan de vluchtroute. Voor nieuwbouw geldt dat een ruimte voor meer dan 150 personen ten minste twee uitgangen moet hebben, met minstens 5 meter ertussen. Voor bestaande bouw ligt die grens op 225 personen. De vrije doorgang van een vluchtroute is bij nieuwbouw minstens 0,85 meter breed en 2,1 meter hoog.

Er is nog een detail dat bij het inrichten meespeelt: zodra er meer dan 37 personen op een uitgang zijn aangewezen, mag de deur bij het openen niet tegen de vluchtrichting in draaien. Een zaaldeur die naar binnen opendraait, begrenst dus feitelijk je groepsgrootte. Dat is zelden een reden om te verbouwen, maar wel een reden om te weten waar je grens ligt voordat je een groep van vijftig aanneemt.

Wat dit betekent voor je verhuurpagina

Bijna elke locatie zet één capaciteit op de site. Tot 40 personen, staat er dan. Een huurder die zoekt voor een training van twintig man in schoolopstelling weet daar niets mee, en een huurder die een lezing voor vijftig wil geven klikt weg terwijl je zaal dat prima aankan.

Zet daarom de capaciteit per opstelling erop. Zeven regels, elk met een getal. Dat is de kortste tekst op je hele pagina en meestal het eerste waar een aanvrager naar kijkt. Het scheelt bovendien mailwisseling: de helft van de vragen die je nu beantwoordt, gaat precies hierover.

Drie dingen die er nog bij horen en die vrijwel niemand noemt:

• Wat je standaard neerzet. Als iemand niets kiest, in welke opstelling staat de zaal dan? Noem die als de standaard, dan weet een huurder wat hij krijgt.
• Wat omzetten kost aan tijd. Van blok naar theater is een kwartier werk. Van theater naar cabaret met ronde tafels is een ander verhaal. Reken dat in je dagdeel, of noem het apart.
• Wat er niet kan. Een zaal met een vaste tafel is geen theaterzaal. Dat eerlijk opschrijven levert je minder maar betere aanvragen op.

De opstelling is trouwens maar één van de vier dingen waar een aanvrager op afgaat. De andere drie staan elders in deze kennisbank: hoe je een vergaderruimte inricht, wat je aan galm kunt doen en welk scherm en welke kabels je nodig hebt. Krijg je veel aanvragen voor dezelfde dagdelen, kijk dan ook bij zelf boeken of eerst aanvragen.

Zo reken je het voor je eigen zaal uit

Je hebt er geen bureau voor nodig om een eerste beeld te krijgen. Meet je zaal op, trek eraf wat er vast staat, en kijk per opstelling hoeveel stoelen er werkbaar in passen. Zet er een keer echt stoelen neer en loop zelf de rij door. Een opstelling die op papier klopt maar waar niemand langs zijn buurman kan, klopt niet.

Noteer per opstelling drie dingen: het aantal dat er wettelijk in mag, het aantal waarbij het nog prettig zit, en hoe lang het duurt om de zaal zo te zetten. Dat lijstje is de basis van je verhuurpagina en van je melding bij de gemeente tegelijk. Twee vliegen in één klap, en je hoeft het maar één keer te doen.