Een vergaderruimte inrichten die vaker verhuurd wordt

Begin bij de opstelling, niet bij de meubels

De eerste vraag is niet welke tafels je koopt, maar in welke opstellingen de ruimte gebruikt gaat worden. Dat bepaalt hoeveel mensen erin passen, en dat getal is precies wat een huurder als eerste zoekt. Dezelfde ruimte van 40 vierkante meter is een theaterzaal voor veertig man of een carré voor veertien, en die twee vragen om heel ander meubilair.

Als vuistregel wordt in de branche per opstelling ongeveer dit aangehouden:

• Theater (stoelen in rijen, geen tafels): 0,7 tot 1 vierkante meter per persoon.
• Cursus of school (rijen met smalle tafels): ongeveer 1,5 vierkante meter per persoon.
• Cabaret (groepjes aan ronde tafels): 1,5 tot 2 vierkante meter per persoon.
• U-vorm of carré: 2 tot 3 vierkante meter per persoon.
• Staand (borrel, ontvangst): 0,5 tot 0,75 vierkante meter per persoon.

Dat zijn netto getallen. De ruimte die de spreker nodig heeft, de looppaden, de kapstok en de tafel met koffie komen daar nog bij. Reken daarom niet uit hoeveel mensen er maximaal in passen, maar hoeveel er comfortabel in zitten.

Adverteer met het comfortabele aantal, niet met het maximum

Dit is een van de weinige plekken waar overdrijven zich direct tegen je keert. Zet je twintig personen op je pagina terwijl het er bij vijftien al benauwd wordt, dan boekt iemand die ruimte precies één keer. De klacht komt bovendien niet als klacht binnen, hij komt als stilte: geen tweede aanvraag, geen aanbeveling aan een collega. Zet er het aantal neer waarbij iedereen een halve dag prettig zit, en vermeld het maximum eventueel apart.

Geef per opstelling een apart aantal. Een huurder die een training geeft, zoekt op iets anders dan iemand die een directievergadering plant. Meer over hoe die aanvragen bij je binnenkomen staat in het artikel over beter gevonden worden in Google.

Licht: het eerste wat mensen voelen en het laatste waar ze op letten

Bijna niemand zegt na afloop dat het licht goed was. Wel zeggen mensen dat het er fris uitzag, of dat ze er suf van werden. Dat is meestal het licht.

De norm die hiervoor bestaat is NEN-EN 12464-1, over verlichting van werkplekken binnen. Die vraagt voor kantoor- en vergaderwerk ongeveer 500 lux op tafelhoogte, een kleurweergave van minimaal Ra 80 zodat gezichten en kleuren er natuurlijk uitzien, en een verblindingswaarde van maximaal UGR 19 zodat er geen hinderlijke spiegeling op schermen valt. Een gang of een garderobe mag met veel minder toe, rond de 100 lux.

Daarnaast is er de wet. Het Arbobesluit vraagt in artikel 6.3 dat er voldoende daglicht op de werkplek kan binnenkomen en dat er goede kunstverlichting is, en in artikel 6.4 dat direct zonlicht voldoende geweerd kan worden. Voor een verhuurruimte betekent dat in de praktijk twee dingen: zorg voor daglicht, en zorg dat je het kunt dimmen of afsluiten als er een presentatie draait.

Praktisch:

• Meet het na. Een luxmeter-app op je telefoon is niet nauwkeurig genoeg voor een keuring, maar hij laat wel meteen zien of je op 200 of op 500 zit.
• Zorg dat je het licht in twee of drie zones kunt schakelen. Een scherm vraagt om minder licht vooraan en genoeg licht achterin om aantekeningen te maken.
• Hang geen armatuur recht tegenover het scherm. Dat is de spiegeling waar iedereen last van heeft en die niemand benoemt.
• Kies overal dezelfde kleurtemperatuur. Een ruimte met warme en koude lampen door elkaar oogt rommelig op foto's, en foto's zijn hoe je verhuurt.

Geluid: het verschil tussen een zaal en een sportkantine

Galm is de reden dat mensen na twee uur vergaderen hoofdpijn hebben. In een ruimte met een harde vloer, gladde wanden en een betonnen plafond kaatst elk woord door, en dat kost luisteraars energie zonder dat ze doorhebben waarom.

Voor een kleine tot middelgrote vergaderruimte wordt een nagalmtijd van ongeveer 0,4 tot 0,6 seconde als prettig beschouwd. Meten gebeurt volgens ISO 3382, maar je hoeft geen apparatuur te huren om te weten of je een probleem hebt: klap één keer hard in je handen in de lege ruimte. Hoor je de klap nog naijlen, dan hoort je huurder dat de hele dag ook.

Wat helpt, ongeveer in deze volgorde:

• Het plafond eerst. Dat is het grootste harde vlak en het minst zichtbaar, dus daar haal je de meeste winst voor het minste ontwerp.
• Daarna één wand, bij voorkeur de wand tegenover de sprekerskant. Twee tegenover elkaar liggende harde wanden zijn de vervelendste combinatie die er is.
• Zacht materiaal dat er toch al hoort te zijn: gordijnen voor het raam, een vloerkleed onder de tafel, stoffen stoelen in plaats van kunststof.
• Deur en kieren. Een dichte deur die niet aansluit, laat de gang gewoon binnen. Voor een vertrouwelijk gesprek is dat een afbreker.

Akoestiek is het onderwerp waar het meeste onzin over verkocht wordt. Panelen op een halve wand plakken zonder te weten waar het geluid vandaan komt, is geld weggooien. Begin met de klaptest en met het plafond.

Techniek die werkt zonder dat jij erbij hoeft te staan

De vraag die je jezelf hier moet stellen is niet welke techniek het mooist is, maar wat er gebeurt als een huurder om acht uur 's ochtends binnenkomt en jij er niet bent. Alles wat dan uitleg nodig heeft, is een telefoontje waard.

Het scherm

Voor de maat bestaat een bruikbare vuistregel: de schermdiagonaal in inches is minimaal de kijkafstand in centimeters gedeeld door zes. Zit de achterste stoel op vier meter, dan kom je op 400 gedeeld door 6, dus ongeveer 67 inch. Gaat het om tekst, spreadsheets of tekeningen, deel dan door vijf: dan wordt het 80 inch. Dit zijn ondergrenzen, niet richtwaarden. Een scherm dat te klein is, wordt niet gebruikt.

Hang hem hoog genoeg dat de onderste regel over de hoofden heen te lezen is, en niet zo hoog dat de achterste rij omhoog moet kijken.

De kabel

Eén kabel op tafel die het altijd doet, is meer waard dan een panelen vol aansluitingen. Leg er een HDMI én een USB-C klaar, want de helft van de laptops heeft geen HDMI-poort meer. Label ze. Leg er een verlengsnoer met genoeg stopcontacten bij, want dat is het meest gevraagde en minst geregelde voorwerp in verhuurde ruimtes.

Wifi

Maak een apart gastennetwerk, los van je eigen bedrijfsnetwerk, en hang de naam en het wachtwoord zichtbaar op in de ruimte. Niet op een briefje bij de balie, maar in de ruimte zelf. Elke keer dat iemand daarvoor de gang op moet, betaal jij dat in irritatie.

Hybride

Steeds meer huurders willen mensen op afstand meenemen. Daarvoor heb je niet meteen een dure installatie nodig, maar wel een camera die de hele tafel pakt en een microfoon die de mensen aan de andere kant van de tafel verstaat. De ingebouwde microfoon van een laptop haalt dat niet in een ruimte met galm, en daar zie je hoe licht, geluid en techniek in elkaar grijpen: een ruimte met te veel galm is ook een slechte ruimte voor videobellen.

De dingen die vergeten worden en toch opvallen

Deze lijst kost bij elkaar weinig en bepaalt verrassend vaak of iemand terugkomt:

• Een plek voor jassen en tassen, zodat die niet over stoelen hangen.
• Water op tafel, en glazen die schoon zijn.
• Een klok die zichtbaar is vanaf de sprekersplek.
• Een prullenbak die niet in de weg staat.
• Stapelbare stoelen en tafels die door één persoon te verplaatsen zijn, want dat is wat het omzetten van een opstelling in de praktijk kost.
• Een flipover of een whiteboard met stiften die nog schrijven. Uitgedroogde stiften zijn de meest gemelde ergernis in vergaderruimtes.
• Duidelijke bordjes naar het toilet, en een toilet dat er om vier uur 's middags nog goed uitziet.
• Verwarming en ventilatie die je kunt regelen. Een benauwde ruimte na de lunch onthoudt iedereen.

Richt in voor de foto, niet alleen voor de gebruiker

Een verhuurde ruimte wordt twee keer beoordeeld: één keer op een scherm, voordat iemand kiest, en één keer in het echt. Die eerste beoordeling duurt een paar seconden en gaat volledig op beeld.

Dat verandert een paar keuzes. Een lange wand zonder rommel is fotogenieker dan een wand vol kastjes. Eén kleurvlak of een houten wand geeft een foto diepte waar wit gips dat niet doet. Kabels die over de vloer lopen, vallen op een foto harder op dan in werkelijkheid. En de opstelling die je fotografeert, is de opstelling die mensen aanvragen: fotografeer dus de opstelling die je het liefst verhuurt.

Maak van elke opstelling een foto en zet er de afmetingen bij. Zet er ook één foto bij vanaf de deur, want dat is het beeld dat iemand herkent als hij binnenkomt en dat bepaalt of de ruimte aanvoelt zoals verwacht.

Wat dit oplevert als je gaat verhuren

Een ruimte die goed is ingericht, verhuurt niet vanzelf vaker. Wel verandert er iets aan de andere kant: je kunt hem eerlijk beschrijven, je aanvragen gaan over de juiste dingen, en de mensen die komen, komen vaker terug. Dat is precies het verschil tussen een zaal die het van nieuwe klanten moet hebben en een zaal met een agenda die zich deels vanzelf vult.

Staat je ruimte nog te vaak leeg terwijl hij op orde is, dan zit het probleem verderop in de keten. Daarover gaat het artikel je zaal staat te vaak leeg. Wil je weten hoe je hem in blokken aanbiedt zodat er meer dagdelen verkocht worden, kijk dan bij per uur of per dagdeel verhuren. En wil je dat huurders je ruimte überhaupt vinden, dan staat op de pagina over je vergaderruimte verhuren hoe wij dat aanpakken.