Vergaderruimte verhuren zonder commissie over je omzet

Je vergaderruimte aanbieden zonder gedoe

De meeste vergaderruimtes in Nederland staan het grootste deel van de week leeg. Niet omdat er geen vraag is, maar omdat de mensen die zoeken jouw ruimte niet kunnen vinden. Zij tikken in Google iets in als vergaderruimte huren met de naam van hun stad erachter, en komen uit bij dezelfde handvol partijen die dat spelletje al jaren spelen.

Daar zit precies het gat waar wij in springen. Wij hebben een site die alleen over vergaderlocaties gaat, en jouw ruimte krijgt daar een eigen pagina met een eigen webadres. Geen regeltje in een lijst, maar een echte pagina met je foto's, je capaciteit, je voorzieningen en een formulier dat rechtstreeks naar jou mailt.

Voor wie dit werkt

Je hoeft geen congrescentrum te zijn. De ruimtes die het best lopen bij ons zijn juist de gewone: een zaal boven een restaurant, een overlegkamer in een bedrijfspand, een ruimte in een monumentaal pand die eigenlijk te groot is voor jezelf. Kortom, iedereen met een tafel, stoelen en een deur die dicht kan.

• Bedrijven met een vergaderzaal die doordeweeks vaak leeg staat
• Horeca met een aparte ruimte die overdag niets doet
• Kantoorpanden met een boardroom of overlegkamers over
• Bijzondere panden waar mensen graag een dag willen zitten

Wat het je oplevert

Een vermelding bij ons levert aanvragen op van mensen die al weten wat ze zoeken. Iemand die op zoek is naar een vergaderruimte voor een hele dag, met koffie en een scherm, is geen toevallige voorbijganger. Die vraagt jou rechtstreeks om een prijs.

En dat is meteen het grootste verschil met de bekende boekingsplatforms: wij pakken geen commissie. Boekt iemand jouw zaal voor een week, dan is die omzet helemaal van jou. Jij betaalt één bedrag per jaar en verder niets.

Zo komt jouw vergaderzaal in beeld

We doen drie dingen tegelijk. Je krijgt een eigen pagina die het alleen over jouw locatie heeft, met de woorden die bij jouw soort ruimte horen. Je staat mee in het overzicht van jouw plaats, want daar zoeken de meeste mensen op. En je pagina verwijst naar de andere ruimtes die je verhuurt, zodat iemand die voor een vergadering komt ook je feestzaal ziet.

Wat wij niet doen, is jou lastigvallen met techniek. Je hoeft niets te bouwen, niets bij te houden en nergens in te loggen. Verandert er iets aan je tarieven, je capaciteit of je foto's, dan geef je dat door en wij passen het aan.

De plaats waar je zit doet er het meest toe

Bijna niemand zoekt alleen op vergaderruimte. Mensen zoeken op een vergaderruimte in hun stad, of in de buurt van een station waar iedereen makkelijk komt. Daarom hangt jouw pagina onder het overzicht van jouw plaats en noemen we in je tekst de dingen die daarbij horen: hoe ver het lopen is vanaf het station, of er geparkeerd kan worden, en wat er in de buurt zit voor een lunch.

Heb je meerdere ruimtes in hetzelfde pand, dan zetten we die apart neer. Een overlegkamer voor vier personen trekt een heel andere zoeker dan een zaal voor dertig, en die twee moeten elkaar niet in de weg zitten.

Een goede omschrijving scheelt telefoontjes

De ruimtes die de beste aanvragen krijgen, zijn de ruimtes die het eerlijkst beschreven staan. Zet erbij hoeveel mensen er echt comfortabel zitten in plaats van hoeveel er passen, vertel wat er standaard bij zit en wat los kost, en wees duidelijk over de tijden. Dat scheelt jou telefoontjes van mensen die toch niet passen, en het scheelt de huurder een teleurstelling.

Hoeveel mensen er in jouw vergaderzaal passen

Bijna elke locatie zet een getal op de site: tot twintig personen. Een huurder die een overleg van vijftien man in U-vorm wil houden weet daar niets mee, want in U-vorm passen er minder dan aan een blok. Daarom zetten wij de capaciteit per opstelling op je pagina en niet een los getal. Dit zijn de drie die bij een vergaderruimte het meest gevraagd worden.

Geef bij je aanmelding per opstelling door hoeveel mensen er comfortabel zitten, niet hoeveel er passen. Hoeveel mensen er bij jou in passen hangt af van je vloer na aftrek van de inventaris en van de capaciteit van je uitgangen. In de kennisbank staat per opstelling wat eraan vastzit, met de regels uit het Besluit bouwwerken leefomgeving erbij: de zeven vergaderopstellingen.

Welke dagdelen je aanbiedt

Een vergaderzaal wordt zelden voor een los uur gehuurd. De meeste aanvragen gaan over een ochtend, een middag of een hele dag, en dat is ook de indeling waarin huurders denken.

• OchtendEen blok van drie tot vier uur, en meestal het drukste: de meeste bijeenkomsten beginnen voor de lunch.
• MiddagOok drie tot vier uur. Loopt vaak door met de ochtend, dus deze twee eten elkaar op.
• AvondVoor een vergaderzaal het rustigste blok, behalve bij verenigingen en besturen. Die vergaderen juist na werktijd.
• Hele dagOchtend en middag samen, met de lunch ertussen. Het minste omzetten en schoonmaken per verhuurde dag.

Zet op je pagina ook de vroegste en de laatste tijd dat iemand erin kan, want dat is de eerste vraag die een organisator stelt.Welke blokken jij aanbiedt bepaal je zelf, en je hoeft ze niet alle vier aan te zetten. Hoe je dat uitrekent staat in per uur of per dagdeel en in de bezettingsgraad van een zaal.

Wat er standaard bij zit

Een vergaderruimte wordt vergeleken op wat erbij hoort, niet alleen op de zaal. Wie duidelijk maakt wat standaard is, krijgt minder telefoontjes en minder teleurstelling.

Heb je iets niet, dan is dat zelden een probleem: het wordt een probleem als het er wel op lijkt te staan. Schrijf liever op dat er geen beamer is dan dat een huurder dat op de dag zelf ontdekt.

Drie dingen waar bijna elke huurder naar vraagt

Waar je op let voordat je gaat verhuren

Een ruimte verhuren is meer dan de deur openzetten. Deze vier dingen komen bij vrijwel elke locatie terug, en ze bepalen of huurders terugkomen.

• Geluid. Galm is de meestgehoorde klacht bij een vergaderruimte. Een vloerkleed, gordijnen of akoestische panelen aan de wand doen vaak al genoeg.
• Techniek. Een scherm waar je zonder gedoe je laptop op kwijt kunt, stopcontacten binnen handbereik en wifi die de hele dag meegaat.
• Koffie en lunch. Ook als je geen keuken hebt: een afspraak met de bakker om de hoek is genoeg om die vraag met ja te kunnen beantwoorden.
• Regels en veiligheid. Voor het aantal personen dat je binnen mag laten en de eisen aan vluchtwegen kijk je bij de brandweer. Vraag je je af wat verhuur betekent voor je inschrijving of je administratie, dan staat dat helder uitgelegd bij de KVK.

Twijfel je of je ruimte er klaar voor is? Vraag gerust een voorstel aan en leg je vraag erbij. We kijken mee zonder dat je ergens aan vastzit.