Btw op zaalverhuur: vrijgesteld of 21 procent?

De hoofdregel, en waarom die bij een zaal vaak niet geldt

De Belastingdienst gaat uit van een duidelijke hoofdregel: de verhuur van een onroerende zaak is vrijgesteld van btw. Je rekent dan geen btw aan je huurder, en je draagt niets af. Voor een kantoorpand dat je voor vijf jaar verhuurt, is dat het einde van het verhaal.

Bij een zaal of een vergaderruimte ligt het anders, en dat komt door de definitie. Er is pas sprake van verhuur als je iemand het recht geeft de ruimte exclusief te gebruiken, tegen een vergoeding en voor een bepaalde tijd. Die tijd hoeft vooraf niet vast te staan, dus een dagdeel of een avond telt gewoon mee. Zolang jij de sleutel overhandigt en de huurder de ruimte voor zich alleen heeft, is het verhuur en is het vrijgesteld.

Het kantelt op het moment dat je meer gaat doen dan de ruimte openzetten.

Passief of actief: daar zit de grens

Bijkomende diensten volgen in principe de hoofdprestatie. Dat de huurder de lift, de receptie of de kantine gebruikt, gaat op in de verhuur. Ook schoonmaak, bewaking en catering leiden er meestal niet toe dat het opeens belast wordt.

Maar er is een grens, en de Belastingdienst noemt daar zelf een sprekend voorbeeld bij: stel je niet alleen een theaterzaal ter beschikking, maar lever je er ook de theatertechnici bij, dan is het geen vrijgestelde verhuur meer. Het passieve karakter is dan verdwenen. Je verhuurt niet langer een ruimte, je levert een dienst. En een dienst is belast, tegen 21 procent.

Praktisch gezegd: hoe meer jij regelt en bemant, hoe eerder je aan de belaste kant staat. Een zaal met een sleutel en een stapel stoelen is verhuur. Een zaal waar jij de techniek bedient, de ontvangst doet en het programma begeleidt, is een dienst.

Wat altijd belast is, wat je ook doet

Op de hoofdregel bestaan vier vaste uitzonderingen. Deze vormen van verhuur zijn altijd belast met btw:

• Verhuur voor korte periode door een hotel-, pension-, kamp- of vakantiebestedingsbedrijf.
• Blijvend geïnstalleerde werktuigen en machines.
• Parkeerruimte voor voertuigen en luchtvaartuigen, en lig- en bergplaatsen voor vaartuigen.
• Safeloketten.

Die eerste is voor locaties met overnachting van belang, en daar is dit jaar iets veranderd. Het verlaagde tarief voor logies is per 1 januari 2026 vervallen: waar dat 9 procent was, is het nu 21 procent. De aangekondigde verhoging voor cultuur en sport is juist geschrapt, dus daar bleef het lage tarief staan. Verhuur je je zaal aan een sportvereniging, dan is de vraag of je een ruimte verhuurt of gelegenheid geeft tot sportbeoefening. Dat zijn fiscaal twee verschillende dingen. Leg die vraag voor.

Ook de parkeerregel is aardig om te weten als je zaal een eigen terrein heeft. Verhuur je die parkeerplaatsen los, dan is dat belast, ook als de zaal zelf vrijgesteld is.

Vrijgesteld is niet automatisch gunstiger

Dit is het punt waar de meeste verhuurders overheen kijken. Geen btw rekenen klinkt aantrekkelijk, maar er hangt een prijskaartje aan: bij vrijgestelde verhuur mag je de btw op je eigen kosten niet aftrekken.

En die kosten zijn bij een zaal niet niks. Stoelen, tafels, een scherm, akoestische panelen, de verbouwing, het onderhoud, de schoonmaak, de energierekening. Over dat alles betaal je btw die je niet terugkrijgt. Verhuur je belast, dan trek je die btw wel af.

Voor wie is welke kant gunstiger? Grofweg: verhuur je vooral aan bedrijven, dan is belaste verhuur vaak beter. Die bedrijven trekken de btw die jij in rekening brengt zelf weer af, dus jouw prijs voelt voor hen hetzelfde, terwijl jij je eigen btw wel kunt terugvragen. Verhuur je vooral aan particulieren, verenigingen of zorginstellingen, dan ligt het andersom: die kunnen niets aftrekken, dus 21 procent erbij maakt je in één klap duurder.

Kiezen voor belaste verhuur

Sta je aan de vrijgestelde kant maar wil je liever belast verhuren, dan kan dat soms. Je mag samen met je huurder kiezen voor belaste verhuur als die huurder de ruimte voor ten minste 90 procent gebruikt voor activiteiten waarvoor hij zelf btw mag aftrekken. In een aantal gevallen ligt die grens op 70 procent.

Die keuze leg je vast, en hij geldt per huurder en per ruimte. Bij een zaal die je aan tientallen verschillende partijen per jaar verhuurt, is dat in de praktijk lastig werkbaar. Bij een vaste huurder die elke week een dagdeel afneemt, kan het juist heel logisch zijn.

Wat je nu kunt doen

Je hoeft dit niet zelf uit te zoeken, maar je kunt de vraag wel scherp stellen. Zet deze vier dingen op een rij en leg ze voor aan je boekhouder:

• Wat lever je precies? Alleen de ruimte, of ook mensen en diensten die het programma laten draaien.
• Aan wie verhuur je? Bedrijven die btw kunnen aftrekken, of particulieren en verenigingen die dat niet kunnen.
• Wat zijn je kosten? Reken uit hoeveel btw je per jaar betaalt over inrichting, onderhoud en energie. Dat bedrag is wat aftrek je oplevert.
• Heb je ooit btw teruggevraagd op de aanschaf of een verbouwing? Dan kan een overstap naar vrijgestelde verhuur betekenen dat je een deel moet terugbetalen. Vraag naar de herzieningsregels.

Zet daarnaast op je eigen pagina duidelijk of je prijzen inclusief of exclusief btw zijn. Het klinkt klein, maar het scheelt een hoop misverstanden bij de eerste aanvraag. Meer daarover staat in het artikel over per uur of per dagdeel verhuren.