Kennisbank

Waar de prijs van je zaal vanaf hangt

De meestgestelde vraag van locatiehouders is wat een ander vraagt. Dat is ook de minst bruikbare vraag, want twee zalen met hetzelfde bedrag erop kunnen iets totaal verschillends leveren. Dit artikel geeft geen tarieven. Het laat zien waaruit een zaalprijs is opgebouwd, zodat je de jouwe kunt onderbouwen.

Vijf lagen in je prijs Zes knoppen om aan te draaien Leestijd ongeveer 7 minuten

Waarom wij geen tarievenlijst publiceren

We krijgen die vraag bijna wekelijks: wat vraagt een vergaderzaal in mijn regio? Er bestaat een eerlijk antwoord op, en dat is dat het niet te zeggen is. Niet omdat we het geheim willen houden, maar omdat een los bedrag zonder wat erbij zit niets betekent.

Twee zalen in dezelfde stad, allebei voor twintig personen, allebei met hetzelfde bedrag voor een dagdeel. Bij de ene zit koffie, thee, water en een scherm erbij en mag je er vanaf acht uur in. Bij de andere betaal je de koffie per kop, komt het scherm erbij en gaat de deur om negen uur open. Dat is geen prijsverschil, dat is een ander product.

Wat wel helpt is weten waaruit een zaalprijs is opgebouwd. Dan kun je de jouwe uitleggen, en dat is precies wat een huurder nodig heeft om ja te zeggen.

De vijf lagen in een zaalprijs

Vrijwel elke verhuurprijs is op dezelfde manier opgebouwd, van kaal naar compleet. Hoe hoger je komt, hoe lastiger vergelijken wordt, en hoe meer je vraagt.

De kale ruimteDe zaal, de stoelen en de tafels, en iemand die de deur opendoet en weer afsluit. Dit is je ondergrens, en het is de enige vorm waarin twee locaties nog een beetje te vergelijken zijn.
Plus wat erin staatScherm, flipover, geluid, wifi. Bij de ene locatie zit dat erbij, bij de andere komt het erbij. Dat verschil alleen al maakt twee prijzen onvergelijkbaar.
Plus wat erbij hoortKoffie, thee en water, en of dat onbeperkt is. Dit is het onderdeel waar huurders het vaakst van schrikken als het apart op de rekening staat.
Plus wat je laat komenLunch, borrel, catering. Hier reken je meestal per persoon door in plaats van per dagdeel, en hier zit ook het grootste verschil tussen locaties.
Plus wat je zelf doetOmbouwen tussen twee opstellingen, een gastheer die de dag begeleidt, techniek die bediend wordt. Dit is je eigen tijd, en die is in de meeste prijzen het slechtst terug te vinden.

Zet op je pagina in elk geval tot welke laag jouw prijs loopt. Dat is belangrijker dan het bedrag zelf, want daar gaan de telefoontjes over.

Zes knoppen waar je aan kunt draaien

Boven op die opbouw zitten de dingen die per aanvraag verschillen. Dit zijn de knoppen die je mag gebruiken, en die bijna niemand allemaal gebruikt.

Het dagdeel

Een hele dag is per uur goedkoper dan een ochtend, anders heeft niemand een reden om een heel blok af te nemen.

De dag van de week

Dinsdag en donderdag zijn bij zalen de drukste dagen. Maandag en vrijdag zijn de dagen waarmee je je agenda vult.

Het seizoen

Januari en september lopen anders dan juli. Als je het hele jaar hetzelfde vraagt, laat je in de ene helft geld liggen.

De groep

Twintig man in dezelfde zaal kost jou net zoveel als acht, maar levert de huurder meer op. Daar mag je prijs iets van merken.

De plek

Een zaal op loopafstand van een station of met eigen parkeerplaatsen is meer waard dan dezelfde zaal verderop.

Hoe vaak ze komen

Een opleider die acht donderdagen boekt is iets anders dan een eenmalige aanvraag. Dat verschil mag je belonen.

Je hoeft ze niet allemaal in te zetten. Begin met de twee die bij jou het meest uitmaken, meestal het dagdeel en de dag van de week.

Begin bij je ondergrens, niet bij de buurman

De volgorde waarin de meeste locatiehouders hun prijs bepalen is: kijken wat een ander vraagt, daar iets onder gaan zitten, en hopen dat het genoeg is. Dat is de verkeerde volgorde, want je weet niet wat er bij die ander in zit en je weet niet wat zijn kosten zijn.

Je ondergrens reken je zelf uit, en die is per locatie anders

Neem wat de ruimte je per jaar kost: huur of afschrijving, energie, schoonmaak, verzekering en het onderhoud dat erbij hoort. Deel dat door het aantal dagdelen dat je werkelijk denkt te verhuren, niet door het aantal dat er theoretisch in een jaar zit.

Wat eruit komt is wat een dagdeel je kost voordat er iemand binnen is. Alles daaronder kost je geld, ook als de zaal vol zit. Hoe je dat aantal dagdelen eerlijk inschat, staat in de bezettingsgraad van een zaal.

Pas als je dat getal kent, is de vraag wat anderen doen interessant. Niet om je prijs op te baseren, maar om te weten of je ergens buiten de markt zit. Zit je er ver onder, dan verkoop je jezelf tekort. Zit je er ver boven, dan moet je kunnen uitleggen waarom, en dat kan prima: een betere plek, meer wat erbij zit, of gewoon een mooiere zaal.

Te laag vragen kost je meer dan je denkt

Een lage prijs trekt een ander soort aanvraag aan. Mensen die op prijs kiezen, onderhandelen door, zeggen vaker af en komen minder vaak terug. Daar komt bij dat je bij een laag tarief evenveel werk hebt: dezelfde schoonmaak, dezelfde koffie, dezelfde uren.

Zit je zaal leeg, dan is de verleiding groot om de prijs te verlagen. In de praktijk ligt het zelden aan de prijs en meestal aan de vindbaarheid. Dat is een ander probleem met een andere oplossing, en die staat in meer boekingen zonder adverteren.

Wat je op je pagina zet

Je hoeft je tarieven niet publiek te maken, en veel locaties doen dat bewust niet. Wat je wel zet is waar de prijs van afhangt: het dagdeel, de groepsgrootte, en wat er standaard bij zit. Dan weet een aanvrager waar hij ongeveer aan toe is en krijg je minder aanvragen van mensen die toch afhaken.

Noem je wel een bedrag, zet er dan bij wat erin zit en vanaf welk aantal personen het geldt. Een getal zonder context wordt vergeleken met een getal zonder context, en dat is precies de vergelijking die je niet wilt.

Iemand die tafels en stoelen klaarzet in een lege zaal

Je prijs blijft van jou

Wij bepalen niet wat jij vraagt en rekenen geen commissie over wat een huurder bij je uitgeeft. Wij zorgen dat de aanvraag bij je binnenkomt, de rest is tussen jou en je klant.

Je betaalt een vast bedrag per jaar, ongeacht hoeveel je verhuurt.

Vraag een voorstel aan

Binnen één werkdag antwoord. Je zit nergens aan vast zolang je niet akkoord bent.

Veelgestelde vragen

Vragen over je prijs bepalen

Wat vraagt een vergaderzaal gemiddeld in Nederland?

Dat cijfer bestaat niet in bruikbare vorm. Er is geen instantie die zaalprijzen landelijk bijhoudt zoals dat voor hotelkamers wel gebeurt, en een gemiddelde over kale zalen en volledig verzorgde dagen bij elkaar zegt niets. Reken daarom je eigen ondergrens uit en bouw daarop verder.

Moet ik mijn prijzen op mijn website zetten?

Dat hoeft niet en veel locaties doen het niet. Wat wel helpt is opschrijven waar je prijs van afhangt: het dagdeel, het aantal personen en wat erbij zit. Dan filtert de aanvrager zichzelf en houd jij de gesprekken over die ergens toe leiden.

Hoeveel goedkoper moet een hele dag zijn dan twee dagdelen?

Een hele dag hoort per uur gerekend goedkoper te zijn dan een los dagdeel, anders heeft niemand een reden om een heel blok af te nemen. Hoeveel precies bepaal je zelf, maar zorg dat het verschil zichtbaar is.

Mag ik een andere prijs vragen op een vrijdag dan op een dinsdag?

Ja, en het is verstandig. Bij zalen zijn dinsdag en donderdag de drukste dagen. Met een aantrekkelijker tarief op de rustige dagen vul je de gaten zonder je drukke dagen goedkoper te maken.

Moet ik btw rekenen over de zaalhuur?

Dat hangt van je situatie af. De hoofdregel is dat verhuur van onroerend goed vrijgesteld is, maar er zijn uitzonderingen en je kunt onder voorwaarden kiezen voor belaste verhuur. De uitleg met de regels van de Belastingdienst erbij staat in ons artikel over btw op zaalverhuur.

Wat doe ik als een klant over de prijs wil onderhandelen?

Zak niet in je tarief maar haal iets uit je pakket, of bied een rustiger dagdeel aan. Zo blijft je prijs voor hetzelfde product overeind en hoef je bij de volgende aanvraag niet uit te leggen waarom het nu meer kost.

Lees verder

Meer uit de kennisbank

Artikelen over het verhuren van je ruimte, geschreven voor locatiehouders.

Bezettingsgraad van een zaal Zo reken je hem goed uit Per uur of per dagdeel Je ruimte in blokken verhuren Meer boekingen zonder adverteren Vier knoppen die niets kosten Btw op zaalverhuur Vrijgesteld of 21 procent Verhuren aan bedrijven Wat je vooraf regelt Wat het kost Hoe ons bedrag opgebouwd is

Prijs rond en klaar voor aanvragen?

Dan is de volgende vraag wie hem te zien krijgt. Vraag een voorstel aan en je hoort binnen een werkdag op welke site jouw ruimte het beste past.

Vraag een voorstel aan Bel 085 303 2682